Bedrijfsvoering

Bedrijfsvoering maakt het mogelijk dat de doelstellingen van de gemeente Hilversum kunnen worden behaald. Essentieel hierbij is een goede borging in processen, steekhoudende adviezen in afstemming met vele disciplines en het goed equiperen van al onze medewerkers.

Sinds maart 2020 is de context waarbinnen de organisatie werkt totaal veranderd. Door de maatregelen die zijn getroffen om het corona-virus te beheersen, werkte een groot deel medewerkers thuis. Een ander deel was meer dan ooit nodig in de frontlinie. Binnen en buiten de organisatie is extra en ander werk verricht om op de effecten van het coronavirus te reageren. De organisatie is zich, net als iedereen, gaan richten op het vormgeven van een anderhalvemeter-samenleving.

Daarnaast veranderen de maatschappelijke opgaven. Verduurzamen, klimaat-adaptatie, versnellen van woningbouw, vormgeven van de transformatie sociaal domein, bestrijden van ondermijnende criminaliteit, de digitalisering van de samenleving, het oplossen van bereikbaarheidsvraagstukken en het behouden van werkgelegenheid, het zijn de thema’s die spelen. Dat vraagt een organisatie die enerzijds de stabiele processen goed en eenvoudig kan inrichten en anderzijds een organisatie die zich kan aanpassen aan de veranderingen in de samenleving en daarover adequaat en integraal kan adviseren. Twee-benigheid wordt continu van de organisatie gevraagd.
Specifiek voor deze begroting geldt dat gezien de ambities het noodzakelijk is te investeren in kennis en capaciteit op onder andere het terrein van gebiedsontwikkeling. We komen voor steeds meer complexe opgaven te staan. Versterken van de samenwerking binnen de organisatie maar ook het verstevigen van de samenwerking met onze huidige ketenpartners en het opzetten van nieuwe samenwerkingsverbanden zijn nodig om de opgaven op dit gebied verder te brengen. Dat gebeurt op verschillende niveaus: lokaal, regionaal en landelijk. En op verschillende manieren; van gastheerschap tot kennisuitwisseling en gezamenlijk optrekken in het realiseren van draagvlak en positionering. Met al die partners wordt geïnvesteerd in de structurele dialoog.

Ondanks de huidige crisis, is de verwachting dat het lastig blijft om specialistische functies te werven. Dit vraagt specifieke aandacht van recruitment en van het management. Als werkgever hebben we graag een voorbeeldrol op gebied van plaatsen van mensen met een grotere afstand tot de arbeidsmarkt. Deze voorbeeldrol geldt ook voor duurzaamheid en circulariteit. De gemeente Hilversum wil deze voorbeeldfunctie naar burgers, bedrijven en instellingen in 2021 verder uitbouwen om zo een bijdrage te leveren aan energietransitie, verduurzaming gemeentelijke gebouwen, social return, circulaire economie en rookvrije generatie en informatieveiligheid. Verderop in deze paragraaf wordt deze voorbeeldfunctie van de gemeente Hilversum in haar bedrijfsvoering verder toegelicht.

In deze paragraaf gaan we verder in op de ontwikkelingen binnen de gehele bedrijfsvoering. We hebben dit onderverdeeld in 5 inhoudelijke thema’s.
(3.5.2)   Netwerken
(3.5.3)   Voorbeeldfunctie
(3.5.4)   Aantrekkelijke werkgever
(3.5.5)   Digitale vaardigheid
(3.5.6)   Borgen

Uiteraard is ook de financiële kant vertegenwoordigd in deze paragraaf. Die wordt zichtbaar in:
(3.5.7)   Formatie
(3.5.8)   Personeelskosten
(3.5.9)   Kosten ingehuurd personeel
(3.5.10) Kosten van huisvesting en ICT
(3.5.11) Budgetten ten behoeve van de raad en de ondersteuning van de raad

Samenwerken in netwerken en met externe partners
G40
Het G40-stedennetwerk is het netwerk van veertig (middel)grote steden in ons land, die elkaar vinden in de stedelijke vraagstukken. Het belangrijkste doel van het G40-stedennetwerk is het behartigen van de gezamenlijke belangen op diverse beleidsterreinen, richting kabinet, Eerste en Tweede Kamer en ministeries. We zetten zowel ambtelijk als bestuurlijk in op een actieve participatie in het G40-netwerk. Dit doen we door deelname aan themabijeenkomsten, netwerkdagen en ambtelijke en bestuurlijke overleggen en bijeenkomsten. Ook het komende jaar bouwen we de actieve bijdrage verder uit met als doel netwerken, kennis delen en samen optrekken bijvoorbeeld richting VNG of het Rijk op het gebied van bijvoorbeeld tekorten binnen het Sociaal Domein.

Metropoolregio Amsterdam (MRA)
De Metropoolregio Amsterdam is het samenwerkingsverband van de provincies Noord-Holland en Flevoland, 32 gemeenten en de Vervoerregio Amsterdam. Elke gemeente en deelregio brengt kwaliteiten in die het totaal versterken. De kracht van de MRA is de diversiteit, zowel economisch, stedelijk als landschappelijk. De Metropoolregio Amsterdam behoort tot de Europese top vijf van economisch sterke regio’s. Eind 2020 wordt de huidige MRA agenda geactualiseerd. Prioriteit heeft het aanjagen van de economie, het verbeteren van de bereikbaarheid en het bouwen van woningen.

Samenwerking binnen de regio Utrecht.
De samenwerking met de regio Utrecht wordt verder versterkt. Dit omdat diverse bovenregionale vraagstukken zoals mobiliteit, economische ontwikkeling en natuurontwikkeling ook bovenregionale oplossingen vragen. Daarnaast bieden het schaalniveau en vraagstukken van steden als Amersfoort en (in mindere mate) Utrecht goede mogelijkheden om kennis en ervaring te delen. Deze samenwerking komt onder meer tot uitdrukking in het mede aandeelhouder zijn van de medio 2020 opgerichte Regionale Ontwikkelingsmaatschappij Regio Utrecht. Deze organisatie heeft drie kerntaken: ondersteunen van bedrijven op het vlak van business development, trade en invest en kent een investeringsfonds. Dit alles binnen de mede door Hilversum vastgestelde kaders van de Regionaal Economische Agenda Regio Utrecht. De gemeente Hilversum is volwaardig lid van de Economic Board Utrecht. In de inzet van Hilversum wordt ook de regio Gooi en Vechtstreek betrokken. Hilversum positioneert zich op deze wijze als het scharnier tussen de regio Amsterdam en de regio Utrecht.

Samenwerking en gastheerschap in de bedrijfsvoering
De gemeente Hilversum werkt op een aantal onderwerpen samen met de regiogemeenten vanwege schaalvoordelen en kennisdeling. Met alle regiogemeenten zijn en worden grote facilitaire aanbestedingen gedaan (onder andere schoonmaak, postverzending en catering). Verder wordt een aantal ondersteunende diensten verricht voor buurgemeenten Gooise Meren en Wijdemeren. Deze kostendekkende gastheerschappen op eerstelijns ICT-beheer, financiële-en salarisadministratie, belastingen en geo-informatie zijn geïmplementeerd en werken naar tevredenheid van de partners.

Communicatie en participatie
Met de energietransitie, wijkgericht werken, binnenstedelijke ontwikkellocaties, het sociaal domein, de economische (media) agenda, een stevige mobiliteitsvisie en nog veel meer ontwikkelingen wordt er veel gevraagd van de stad en haar inwoners. De inzet in 2021 is het communicatiever en participatiever maken van de organisatie en meer ruimte geven aan participatie met de stad. Een visie op interne communicatie staat in 2021 op de agenda.

Centraal in de communicatie staat het optimaliseren van de eigen kanalen zoals de gemeentelijke pagina’s in de Gooi en Eembode (Raadhuis aan Huis) en social media-kanalen als Facebook en Twitter. Hilversum.nl gaat in 2021 op de schop. De gemeentelijke pagina’s worden aanbesteed en op social media is het doel verdere groei in abonnees en bezoekers. Daarnaast wordt meer ingezet op beeld. Beeld – bewegend en statisch – is in toenemende mate invloedrijker dan tekst. De ingezette werkwijze in 2020 om meer te doen met videoboodschappen en vlogs wordt verder vormgegeven. Zo ook het experimenteren met podcasts.

Bezwaarschriften en klachten
Als inwoners het niet eens zijn met het college of zich onheus bejegend voelen, kunnen zij een bezwaar of een klacht indienen. Het secretariaat voor de bezwaarschriften zet in op oplossingsgericht werken. De doelstelling is om in minimaal de helft van het aantal bezwaarschriften een passende oplossing te vinden, zodat een formele, tijdrovende en langdurige procedure kan worden voorkomen. Dit vergt een manier van denken die oplossingsgericht, creatief en gericht op contact is. De secretarissen van de commissie en de klachtencoördinator zijn opgeleid tot mediator. Komend jaar wordt ingezet op het verder ontwikkelen van mediation (vaardigheden) binnen de organisatie.

Organisatieontwikkeling
Twee-benigheid, het hart van de organisatievisie, is nog steeds richtsnoer voor ons handelen. “Open en nieuwsgierig aan de ene kant, robuust en betrouwbaar aan de andere kant. We kiezen bewust voor de juiste rol in elke situatie en zijn realistisch in de afspraken die we maken. We verbinden ons met elkaar, met ons bestuur en met de wereld om ons heen.”
In 2020 is in het kader van doorontwikkeling binnen de bedrijfsvoering een aantal organisatorische veranderingen gerealiseerd, met als doel de rol van businesspartner te vergroten. Intern wordt de komende tijd ingezet op vijf focus punten: partnerschap, vereenvoudiging van regels en procedures, borgen van afspraken, de doelstelling centraal stellen, integrale advieskracht vergroten en tot slot het creëren van goede randvoorwaarden voor alle medewerkers. Als het gaat om goede randvoorwaarden voor medewerkers zal ook bekeken worden wat het structureel thuiswerken vraagt van onze middelen. Naar verwachting zullen hier ook op cao niveau voorstellen voor worden gedaan. De huidige cao loopt tot eind 2020.

Inclusieve organisatie en social return on investment
Vanuit de Agenda Lokale Inclusie 2021-2023 werkt Hilversum aan een samenleving waaraan iedereen optimaal kan deelnemen. Waarin elk individu kan participeren ongeacht leeftijd, culturele achtergrond, gender, inkomen, talenten en beperkingen. Speciale aandacht gaat uit naar Hilversum als inclusieve werkgever. Zo wordt gebruik gemaakt van de expertise van Diversiteit in Bedrijf, een kenniscentrum van de Stichting van de Arbeid. Onze ervaring leert dat plaatsing en begeleiding in het werk en om uitval te voorkomen, blijvend aandacht en tijd vraagt. In de eerste helft van 2020 is het gelukt om drie medewerkers (2,5 fte) vanuit de banenafspraak in dienst te krijgen. Dit brengt het totaal op 10 medewerkers (8 fte). Ons doel blijft om dit te verhogen naar zestien medewerkers (norm 12,8 fte). Het coronavirus is hierbij een extra uitdaging. Voor wat betreft diversiteit en inclusiviteit wordt het wetsvoorstel Eerlijk Werven gevolgd. Aan de hand van de checklist arbeidsdiscriminatie en het gesprek in de organisatie wordt besproken wat er goed gaat en wat er beter kan.

Bij Social return on investment (SROI) worden er sociale voorwaarden opgenomen bij aanbestedingstrajecten. SROI kan op verschillende manieren worden ingevuld. De prioriteit ligt bij duurzame arbeidsinschakeling van inwoners van de regio Gooi en Vechtstreek die een grote afstand tot de arbeidsmarkt hebben en afhankelijk zijn van een (bijstands)uitkering. De opdrachtnemer kan echter ook kiezen voor andere MVO-activiteiten en het inzetten van een SW-bedrijf om maatschappelijke waarde te creëren voor de regio. SROI wordt standaard als (inspannings)verplichting opgenomen bij Europese aanbestedingen conform het regionaal inkoopbeleid 2017-2021 en bedraagt in beginsel 5% van de (gefactureerde) opdrachtsom.
Vanaf januari 2020 is de uitvoering van SROI belegd bij het Werkgeversservicepunt van de regio Gooi en Vechtstreek na een implementatieperiode van een jaar.

Duurzaamheid en Circulair inkopen
In  het coalitieakkoord 2018-2022 is vastgelegd dat de gemeente in 2022 een CO2-neutrale bedrijfsvoering heeft. Het gaat over de gemeentelijke gebouwen in eigen gebruik met de bijbehorende facilitaire dienstverlening. De gemeentelijke organisatie gebruikt voor de eigen huisvesting vijf gebouwen, waarvan er vier in eigendom zijn en één gebouw gehuurd wordt.

Het uitgangspunt is dat de gebouwen minimaal voldoen aan de normen en wetgeving voor Arbo, gezonde kantoren (binnenklimaat), energiereductie en het energielabel voor 2023 (label C) en 2030 (label A).
Zo wordt in 2021 aan dit streven gewerkt door onder andere:

• Invulling te geven aan het raadsbesluit van januari 2020 voor het Raadhuis voor 2022 en Gemeentewerf.
• Energiebesparing door onder andere het toepassen van isolatie en energiezuinige verlichting.
• Waar mogelijk het zelf opwekken van duurzame energie.
• De resterende benodigde energie duurzaam in te kopen.
• Waar elektrificatie van het wagenpark niet kan, het onderzoeken van andere mogelijkheden.
• Circulaire inkoop van kantoormeubilair : gebruikt (eventueel opgeknapt) meubilair of meubilair van gerecycled materiaal.
• Leveranciers te betrekken bij de duurzame bedrijfsvoering door actieve samenwerking en het stellen van duurzaamheidseisen bij aanbestedingen.

Circulair inkopen is een vorm van duurzaam inkopen waarbij wordt gekeken naar de hele keten en verspilling van grondstoffen wordt tegengegaan. Bij circulair inkopen wordt de herbruikbaarheid van producten en materialen gemaximaliseerd en waarde vernietiging geminimaliseerd. In het verlengde van de ambities uit het coalitieakkoord 2018-2022 heeft de gemeente Hilversum zich geconformeerd aan de Roadmap Circulair Inkopen en Opdrachtgeverschap van de Metropoolregio Amsterdam (MRA), een methodiek die helpt ambities op het gebied van circulaire inkoop te realiseren.
De verwachting is op dit moment dat de doelstellingen in het coalitieakkoord en de programmabegroting voor 2022 gerealiseerd kunnen worden.

Vastgoed
Eind 2019 heeft uw raad de Nota Grond- en Vastgoedbeleid 2020 – 2023 vastgesteld. Aan de hand van de beslisboom is in 2020 besloten over het af te stoten vastgoed. In 2021 en verder worden de verkopen voortgezet. Het afstoten van vastgoed heeft een (positief) financieel effect op de jaarlijkse dotatie aan de voorziening Onderhoud, zoals vastgesteld bij de MOP, omdat bij verkoop ook het onderhoud komt te vervallen.
Eind 2020 wordt aan uw raad het geactualiseerde Meerjarig Onderhouds Plan Vastgoed (MOP) aangeboden. In 2021 en verder wordt het gemeentelijk vastgoed onderhouden overeenkomstig het MOP.

Aantrekkelijk werkgeverschap en arbeidsmarkt
Het effect van de coronacrisis op de arbeidsmarkt is lastig te voorspellen, de verwachting is dat er beweging blijft. Vooralsnog lukt het redelijk om vacatures te vervullen, al blijkt dit lastig op het gebied van ruimtelijke ordening en milieu, ICT, financiën en welzijn/jeugd. Ook in 2021 ligt de focus op het doelgericht werven van nieuwe medewerkers. De ingezette lijn met een eigen recruiter blijkt waardevol en blijft gehandhaafd. Het werven van 100 tot 120 functies op jaarbasis vraagt om inzet van eigentijdse (digitale) middelen en creatieve methodes. Vervolgens is het de uitdaging medewerkers voor een aantal jaar aan ons te binden en het verloop van juist de nieuwe groep tegen te gaan. Ook vraagt het lef en begeleiding van het management om nieuwe medewerkers met minder ervaring dan gewenst, aan te nemen en gericht op te leiden. Een belangrijk hulpmiddel hierbij is het brede aanbod van (interne) cursussen, opleiding en training van de Hilversum Academie.

Tijd en plaats onafhankelijk werken
De veranderende manier van werken stelt hoge eisen aan de werkomgeving en de digitalisering. Soms focuswerk achter een bureau, overleggen/afstemmen met collega’s of netwerken of werken waar het werk zich voordoet. Mobieler, flexibeler, digitaler en slimmer werken stelt hoge eisen aan de digitale apparatuur, - infrastructuur en - applicaties die passen bij de technologische ontwikkelingen en de eisen van informatiebeveiliging. We werken met gegevens van burgers en van onszelf, waarmee we correct en veilig moeten omgaan.
Dat betekent dat er goede up to date spullen nodig zijn om het werk goed te doen. Bovendien wil de gemeente Hilversum vanuit goed en aantrekkelijk werkgeverschap medewerkers de juiste faciliteiten bieden om te kunnen werken. Om die reden wordt overgestapt van BYOD naar het verstrekken van mobiele apparatuur (waaronder smartphones) aan medewerkers.
De ervaringen in de coronatijd heeft duidelijk gemaakt dat een deel van het werk goed vanuit huis te doen is. Thuiswerken neemt ook een meer structurele vorm aan. Dit heeft positieve effecten op het aantal woon-werkverkeer bewegingen en de werk-privé balans. De verwachting is wel dat vanuit de werkgeversrol een financiële of materiële bijdrage moet worden geleverd aan het faciliteren van een goede werkplek thuis.

Ontwikkeling personeel
Om de opgaven die voor liggen te realiseren, blijft het investeren in de eigen medewerkers van groot belang. In de organisatievisie wordt bewust gekozen voor de juiste rol in elke situatie. Naast een solide basis is het van belang te beschikken over voldoende flexibiliteit om in te spelen op de ontwikkelingen. Dat vraagt om continu leren op allerlei gebieden.
Daarnaast wordt actief gewerkt aan Vitaliteit. In 2019 en 2020 is ervaring opgedaan met Steptember, in 2021 komt hier vervolg op als de maatregelen rond corona dat toelaten. Als dat niet zo is wordt het online aanbod, gericht op het versterken van Vitaliteit, vergroot. Medewerkers worden dus hoe dan ook geïnspireerd om meer te bewegen en aan hun gezondheid te werken. Ook de vervoersregeling wordt in dit licht doorontwikkeld en hetzelfde geldt voor het rookbeleid.

Inhuur
In de Personeelsmonitor 2019 van A&O fonds Gemeenten wordt zichtbaar dat gemeenten rond de 18% van de loonsom aan externe inhuur besteden. Dat betreft alle inhuur: inhuur op het formatiebudget en inhuur op de taakvelden. De sturing vindt plaats door elke keer een bewuste afweging te maken of de inhuur noodzakelijk is en niet anders kan worden opgelost.

I-visie
De I-visie is in 2020 vastgesteld om richting te geven aan de informatiehuishouding van de gemeente en de bijbehorende ICT-oplossingen. De gemeente conformeert zich zoveel mogelijk aan de landelijke ontwikkelingen vanuit de VNG, waaronder Samen Organiseren en Common Ground.
 Met de I-visie is het doel dat:

• De dienstverlening aan de inwoners, bedrijven en bezoekers van Hilversum centraal staat in de informatievoorziening.
• Ontwikkelingen in de markt op gebied van digitale serviceverlening worden gevolgd en een inspiratiebron zijn.
• Digitale dienstverlening (eDiensten en portals) de producten en diensten ondersteunt die de gemeente levert.
• De informatievoorziening de organisatie faciliteert en ondersteunt in haar informatiebehoefte.
• De informatievoorziening modern, wendbaar en solide is, gebaseerd op architectuur en standaardisatie.

Vanuit de I-visie wordt zijn in het projectportfolio voor 2021 de investeringen in deze begroting opgenomen.

Vervanging kernapplicaties
De komende jaren worden veel kernapplicaties vervangen. Hier liggen meerdere redenen aan ten grondslag. Daar waar mogelijk wordt vereenvoudiging doorgevoerd. Van de aanbestedingen die in 2020 gedaan zijn, lopen de implementaties door in 2021. Denk hierbij aan het zaaksysteem, de Basis Registratie Personen (burgerzaken) of een nieuwe VTH-applicatie (vergunning, toezicht en handhaving) om de Omgevingswet te ondersteunen. Hiernaast worden in 2021 weer nieuwe aanbestedingstrajecten gestart, bijvoorbeeld voor de financiële administratie.

Contractmanagement kernapplicaties
In de begroting 2020 zijn de hardware-, software- en telefoniebudgetten gecentraliseerd. In 2021 wordt dit verder doorgevoerd en wordt steviger ingezet op contract- en leveranciersmanagement.
De ICT-behoefte is sterk aan het veranderen en moet eigenlijk steeds wendbaarder worden om de veranderende vraag aan te kunnen. Hiervoor zijn leveranciers nodig die mee kunnen denken en ontwikkelen. Dit vraagt om nieuwe afspraken met leveranciers en hiervoor is een goede, maar ook zakelijke relatie met hen nodig.

Datagestuurd werken
Een datagedreven organisatie vraagt van onze organisatie wendbaarheid, inzicht in onze processen en standaardisatie (centrale datastrategie). Datagestuurd werken vraagt om oefenen en om stapsgewijs te bouwen aan de basis zoals werkwijzen, architectuur en toegang. Er worden inspiratiesessies georganiseerd om bruikbare ideeën op te doen en geëxperimenteerd met dashboards. Vanuit de Smart City-ontwikkeling wordt informatie steeds meer bij elkaar gebracht op één platform. De open databeweging krijgt meer vorm en inhoud. Hierop kunnen innovatieve oplossingen aansluiten.

Privacy en informatiebeveiliging
Informatie is één van de belangrijkste bedrijfsmiddelen van de gemeente Hilversum voor het realiseren van de bedrijfsdoelstellingen. De beschikbaarheid, integriteit en vertrouwelijkheid van informatiesystemen en vertrouwen in informatie (privacy en controleerbaarheid) zijn van groot belang. Inwoners, bedrijven, ketenpartners en medewerkers van onze organisatie verwachten betrouwbare informatie. Informatiebeheer, informatiebeveiliging en privacy staan centraal. In 2020 is hernieuwd Privacy- en informatiebeveiligingsbeleid vastgesteld. De kern is het borgen van de verantwoordelijkheid van de organisatie. In 2020 is gestart met een traject voor bewustwording over de risico's en oplossingen voor informatiebeveiliging en privacybescherming. Dit betreft een meerjarig leertraject dat doorloopt in 2021 en 2022. Extra aandacht in 2021 is de invulling van specialistische juridische ondersteuning op het gebied van de AVG.  

Informatie is ook onderdeel van de samenwerking met de buitenwereld. Data en applicaties van de gemeente staan steeds vaker in de Cloud. De informatiebeveiliging conform de BIO (Baseline Informatiebeveiliging Overheid) vormt hierin de basis. Het netwerk van de gemeente is hierin vaak de verbindende schakel met andere partijen. Hierbij investeren we in de samenwerking met het ‘common ground’-programma van de VNG. Dit programma richt zich op het ontwikkelen van een eenduidige ICT-infrastructuur voor gemeenten die voldoet aan de vereisten uit AVG en BIO.   

Informatiebeheer
Vanuit de Archiefwet is de taak om de gemeentelijke informatie goed en toegankelijk op orde te hebben, en dat blijft mensenwerk. Om hieraan te voldoen wordt ingezet op de organisatorische borging van informatie. Informatiebeheer wordt nadrukkelijk onderdeel van 'basis op orde', waarbij inzicht in registratie en kwaliteitscontrole achteraf geborgd worden.
Ook vanuit de ambitie om data gedreven te werken, is de betrouwbaarheid van data een randvoorwaarde. Over het informatiebeheer wordt jaarlijks gerapporteerd door de archiefinspecteur. De resultaten gaven afgelopen jaren aanleiding tot het verbeteren van het controleproces voor informatiekwaliteit. Via interbestuurlijk toezicht ziet de provincie toe op de uitwerking en uitvoering hiervan.

Interne beheersing
Het proces van interne beheersing begint met inzicht om met elkaar te komen tot continue verbeteringen. Naast de toenemende regeldruk zijn ook andere thema’s op het toneel verschenen zoals privacybescherming en informatiebeveiliging. Deze zijn ook essentieel voor de mate van interne beheersing. Deze ontwikkelingen kunnen ertoe leiden dat risicomanagement en compliance op zichzelf staande doelen zijn geworden in plaats van activiteiten die gerelateerd zijn aan primaire doelstellingen.

In 2020 is het fundament gelegd voor een duidelijk rolverdeling tussen de lijn-, de control- en audit organisatie. Deze verdeling heet ook wel de three lines of defence (3LOD). De eerste verdedigingslijn is nadrukkelijk ingebed in de operationele bedrijfsprocessen en de leidinggevenden zijn hiervoor als eigenaar verantwoordelijk. De tweede verdedigingslinie is voornamelijk een staffunctie ten dienste van de eerste lijn, heeft een adviserende en monitorende rol op de risicoprofielen van bedrijfsprocessen en vervult hiermee de rol van poortwachter. De derde verdedigingslinie heeft een controlerende functie gericht op het toetsen van de effectiviteit van de eerste en tweede verdedigingslinie.  Een effectief beheersingsmodel gebaseerd op 3LOD vereist visie, ambitie en onderlinge afstemming. Een eerste stap hiervoor is het opstellen van een visiedocument integrale interne beheersing uitmondend in beleid. De scope van dit beleid behelst alle thema’s die de gemeente wenst te beheersen zoals privacybescherming, informatiebeveiliging en rechtmatigheid. Met instrumenten als het Algemeen Controle Plan, de visiedocumenten en strategie ontwikkeling ligt de verantwoordelijkheid voor beleid en bedrijfsvoering nadrukkelijker bij het management met duidelijke verantwoordingslijnen naar concerndirectie en college. De invoering van de rechtmatigheidsverantwoording vanaf 2021 is de eerste stap in de ontwikkeling naar een control statement over beleid en bedrijfsvoering.
Ter voorbereiding op de verplichte expliciete rechtmatigheidsverantwoording is er in 2020 een plan uitgewerkt om over 2020 te komen tot een in control statement over de financiële rechtmatigheid. De komende jaren breiden we de reikwijdte van het in control statement uit tot sprake is van een integrale verantwoording van het college over kwaliteit van sturing en beheersing.

Het borgen van de kwaliteit van sturing en beheersing in de organisatie vraagt ook om (door)ontwikkeling van de control- en auditfunctie tot een volwaardige professionele functie die voldoet aan de geldende standaarden. Met deze (door)ontwikkeling én de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording / het in control statement neemt de afhankelijkheid van de externe accountant verder af. De auditfunctie beoordeelt jaarlijks, op basis van een door het college vast te stellen auditplan, de kwaliteit van sturing en beheersing binnen de organisatie en rapporteert de bevindingen met een interne management letter aan directie en college.

In 2021:

• Het college geeft een in control statement af over de financiële rechtmatigheid. Deze komt in de jaarrekening 2021
• De accountant beoordeelt deze in control statement en rapporteert hierover aan de gemeenteraad in het jaarlijkse accountantsverslag.
• Daarnaast verstrekt de accountant een controleverklaring over 2021. Dit gaat over de getrouwheid met hantering van de toleranties zoals vastgelegd in het controleprotocol van de raad.

De accountant maakt bij de controlewerkzaamheden over 2021 zoveel mogelijk gebruik van de interne financial audits op de belangrijkste financiële processen. En voert de controlewerkzaamheden uit volgens het door de gemeenteraad vastgestelde normenkader.

Afgerond op hele fte’s. Bedragen in duizendtallen.

Toelichting
Ref. 1: De toename van 31 fte komt voort uit de extra formatiebudget die in de begroting 2020 was toegekend maar nog niet vertaald was in formatie van de paragraaf bedrijfsvoering van de begroting 2020.

Ref. 2: Het college had een toegestane formatie van 7,6 fte. Op basis van de begroting 2021 wordt de toegestane formatie 6,6 fte. Vanaf 2019 is er in de praktijk 6,6 fte ingevuld.

Bedragen in duizenden euro's.

Toelichting
Ref. 1: De regel ‘Organisatie o.l.v. gem.secretaris’ geeft een samenvatting van de zogeheten ‘hulpkostenplaats’ voor de kosten van het ambtelijk apparaat, ook wel ‘formatiebudget’ genoemd. Hier worden de kosten en opbrengsten van het vaste ambtelijke personeel gebudgetteerd en geboekt. Het BBV vereist dat alle lasten en baten, dus ook die van het personeel, worden begroot en verantwoord op de taakvelden. Alle hier weergegeven begrote kosten zijn dus ook meegenomen in de taakvelden. De begrote kosten van het ambtelijk apparaat worden middels een verdeelsleutel over de taakvelden verdeeld. Ook de werkelijk gemaakte kosten worden over de taakvelden verdeeld. Als gevolg hiervan kan de verklaring van het jaarrekeningresultaat van de gemeente deels liggen in het (door geboekte) overschot of tekort van de hulpkostenplaats.

Zoals met uw raad is afgesproken in de financiële verordening, informeren wij u middels een raads-informatiebrief (of een voorstel tot wijziging van de begroting), als we op een budget een over- of onderschrijding van € 250.000 of meer verwachten. Als de raad geen andere wens kenbaar maakt, stelt het college vervolgens op basis van de verzonden raadsinformatiebrief een begrotingswijziging voor bij de tussenrapportage, om onrechtmatigheden in de jaarrekening te voorkomen. Ten behoeve van de financiële sturing door de raad behandelen wij de hulpkostenplaats als één budget. We melden dus afwijkingen over het totale formatiebudget, niet over afzonderlijke team- of afdelingsbudgetten.

De inhuurkosten (€ 148.000) betreffen alleen de inhuurkosten die zijn begroot op de hulpkostenplaats. Er is ook inhuur direct op de taakvelden begroot. Zie bij 3.5.9, 'Kosten ingehuurd personeel'.

De baten (€ 474.000) zijn inkomsten die we verwachten uit detachering (tijdelijke uitleen van medewerkers aan andere organisaties) en dienstverleningsovereenkomsten (ICT-dienstverlening aan Gooise Meren, gastheerschappen voor Wijdemeren, uitvoering BBZ voor regiogemeenten).

Ref. 2: Het bedrag van € 306.000 (4e kolom) betreft wachtgelden van voormalige wethouders.

Bedragen in duizenden. Loonsom = € 55.964

Algemene toelichting
In deze tabel ziet de u de kosten van het inhuren van personeel, voor zover daar bij het maken van de begroting al aparte budgetten voor zijn aangemaakt. We vermelden deze cijfers omdat we gedurende het begrotingsjaar 2021 en in de jaarstukken 2021 verantwoording afleggen over de werkelijk gemaakte inhuurkosten, en het BBV voorschrijft: ‘rekening volgt begroting’. Op begrotingsbasis zeggen de cijfers echter weinig; ze zijn geen goede voorspeller van de werkelijk te verwachten kosten van inhuur. We kunnen er van uitgaan dat de inhuurkosten in de realisatie veel hoger zullen zijn dan de hierboven aangegeven cijfers. Dit impliceert niet dat de inhuur ook tot overschrijdingen zal leiden. Het uitgangspunt is en blijft dat er alleen wordt ingehuurd als er voldoende budget is – zij het inhuurbudget, salarisbudget of materieel budget.

Toelichting bij de referenties
Ref. 1. Bovenop de salarislasten is in het formatiebudget voor € 148.000 aan inhuurkosten geraamd. De werkelijke inhuurkosten op het formatiebudget zullen niet alleen uit deze vooraf begrote inhuurkosten bestaan, maar ook uit de kosten van het tijdelijk met inhuur bezetten van moeilijk vervulbare vacatures, het inhuren van medewerkers in het kader van een proefperiode in aanloop naar een vast contract, en inhuur om langdurig zieke medewerkers te vervangen.
Bij de bedrijfsvoering wordt rekening gehouden met een inhuurpercentage van 10% op jaarbasis als indicator.
U vindt de indicator van 10% in programma 4, thema 3.

Ref. 2. In de begroting is direct op de taakvelden voor € 1,9 miljoen aan inhuurkosten geraamd. In de loop van het begrotingsjaar zullen hier inhuurkosten bijkomen die worden bekostigd uit budgetten die nu nog als ‘materieel budget’ gelabeld staan. Deze zijn nog niet als ‘inhuur’ gelabeld, omdat nu nog niet vaststaat welk deel zal worden besteed aan inhuur, welk deel aan advieskosten, en welk deel aan ander uitbesteed werk.

Bedragen in duizenden euro's

Toelichting referenties:
Ref. 1. De huisvestingskosten betreffen de kosten van de panden die de gemeente gebruikt voor zijn eigen bedrijfsvoering: Raadhuis, Stadskantoor, kantoorvilla Oude Enghweg 21, Gemeentewerf en Wilhelminastraat. De kosten bestaan voor ongeveer de helft uit kapitaallasten (afschrijving en rente). De andere helft bestaat uit de huur van het pand aan de Wilhelminastraat, onderhoudskosten, energiekosten, belastingen (OZB, rioolheffing e.d.) en verzekeringen. De lichte daling in de kosten ten opzichte van 2019 wordt veroorzaakt door de jaarlijkse fluctuatie van kapitaallasten.

Ref 2. De ICT-lasten bestaan uit personeelskosten, kapitaallasten (afschrijving en rente) en materiële lasten (hardwarekosten die niet geactiveerd worden, licentiekosten en onderhoudskosten).
De baten betreffen de kostendekkende vergoedingen die worden ontvangen voor de dienstverlening aan andere gemeenten.

In dit overzicht ziet u de kosten van de raad en de ondersteuning van de raad. De kosten van de griffie betreffen zowel de personeelslasten van de griffie als het materiële budget van de griffie. De kosten van de rekenkamer betreffen zowel de personeelslasten als het onderzoeksbudget.